Sinds de inwerkingtreding van DSI in juni 2018 verloopt de uitwisseling van RUP’s volledig digitaal. Door deze nieuwe manier van werken zijn in de voorbije maanden meer en meer vragen naar boven waarvoor het antwoord niet altijd eenduidig te vinden was in de wetgeving en de richtlijnen. Op het gebruikersoverleg van 14/12 werden enkele kwesties besproken. Het gaat vooral om procedurele zaken zoals termijnen, digitaal ondertekenen etc.

Onderstaande info wordt op termijn wellicht verwerkt in de DSI-richtlijn, maar omdat veel besturen hier vragen rond hebben, geven we hieronder de letterlijke informatie weer die in december per mail overgemaakt werd door departement Omgeving.

1. Digitaal ondertekenen van documenten op DSI

De documenten op DSI moeten niet (digitaal) ondertekend zijn.  

• De ondertekening van documenten en plannen wordt niet in de VCRO geregeld. Voor lokale plannen is dit geregeld in provinciedecreet en gemeentedecreet.
• De planopmakende overheid moet uiteraard zelf blijven beschikken over minstens 1 exemplaar van het RUP dat rechtsgeldig werd ondertekend door de bevoegde personen/organen. Het is daarbij niet vereist dat een origineel ondertekend exemplaar wordt doorgestuurd naar de ‘hogere’ overheid of naar adviesinstanties. De planopmakende overheid moet echter wel steeds de overeenstemming met de originele documenten kunnen aantonen (indien daar discussie zou over ontstaan). Immers,  gedurende het gehele planproces moet de authenticiteit van de voorliggende documenten vaststaan. Het moet duidelijk en onomstreden zijn welke plannen, voorschriften en toelichtingen het voorwerp waren van een bepaalde procedurestap.
• Best practice is dat er een scan van een document dat een handtekening behoeft (bijv een Besluit) wordt opgeladen. Maar dat bewijst op zich ook niet veel, omdat er natuurlijk ook een aantal documenten op het platform staan die niet ondertekend zijn. Vanaf we in de toekomst de stap zouden zetten naar digitaal ondertekende plannen (die dan ook de rechtsgeldige worden) verandert deze situatie natuurlijk.

2. Uitwisseling van het vroegere ‘administratief dossier’?

Er hoeft niets digitaal uitgewisseld te worden dat niet in het Besluit of in de technische richtlijnen staat. Gemeenten kunnen dus strikt genomen extra bewijsstukken ook nog steeds per post op sturen , als ze dat willen. Ze kunnen deze stukken echter ook bijkomend als ‘andere dossierstukken’ opladen op het platform. 

3. Termijnen voor opladen en publiceren van plannen in het DSI-platform

Sommige termijnen zijn juridisch verplicht,  andere zijn termijnen van orde die aangeraden worden vanuit best practices. Deze laatste worden schuin gedrukt weergegeven.

Plannen en documenten kunnen via het DSI-loket opgeladen worden, zonder dat je ze onmiddellijk ‘publiceert’ (waardoor ze publiek beschikbaar komen), zodat er al (eventueel gefaseerd) voorbereidend oplaadwerk kan gebeuren. De hierna vermelde termijnen gelden voor het ‘publiceren’:  

• plannen en documenten publiceren die behoren bij de fase Start (ST): uiterlijk de dag vóór het begin van de raadpleging over de startnota.

• opladen van het verslag van het participatiemoment: het college van burgemeester en schepenen (voor een gemeentelijk RUP) of de deputatie (voor een provinciaal RUP) bezorgt de startnota, de adviezen, de reacties en het verslag van het participatiemoment aan de bevoegde dienst voor milieueffectrapportage en veiligheidsrapportage binnen een termijn van drie dagen na het afsluiten van de termijn van 60 dagen (periode van raadpleging). Dus, opladen en publiceren van het verslag van het participatiemoment moet binnen een termijn van drie dagen na het afsluiten van de termijn van 60 dagen van de raadpleging. Dit impliceert dat het verslag van het participatiemoment in de fase Start moet opgeladen worden (en dus niet in fase Scoping).

• plannen en documenten opladen behorende bij de fase Scoping (SC): het planteam van het RUP bepaalt het moment  wanneer dit opgeladen en gepubliceerd wordt, in functie van de raadpleging van de Vlaamse diensten MER en Veiligheidsrapportering.

• plannen en documenten opladen behorende bij de plenaire vergadering (PV):
  • uiterlijk op de dag van de adviesvraag.
  • bij organisatie van een fysieke plenaire vergadering bovendien : uiterlijk op de 21^ste dag vóór het plaatsvinden van de fysieke plenaire vergadering. 
  • als er geen fysieke plenaire vergadering wordt georganiseerd moet de planopmakende overheid de termijn waarbinnen advies moet worden gegeven opnemen in het platform. Deze termijn wordt opgenomen in de automatische email die DSI genereert.

De adviesvraag kan, ook als er geen fysieke plenaire vergadering plaatsvindt, eerder worden verzonden dan 21 dagen voor de uiterste datum van adviesverlening.

• als er wél een fysieke plenaire vergadering wordt georganiseerd, moet de adviesverlener zijn advies uiterlijk op de dag van de plenaire vergadering overmaken. Dus, ofwel laadt de adviesverlener het advies op het platform vóór het begin van de plenaire vergadering, ofwel brengt hij/zij het advies mee naar de plenaire vergadering. 
• verslag plenaire vergadering: uiterlijk 14 dagen na organisatie plenaire vergadering
• reacties op het verslag: uiterlijk 14 dagen na opladen verslag plenaire vergadering

• plannen en documenten opladen na voorlopige vaststelling (VV): uiterlijk op de dag vóór de start van het openbaar onderzoek

• plannen en documenten opladen na definitieve vaststelling (DV): volgens uitvoeringsbesluit na de definitieve vaststelling en vóór het RUP van kracht wordt (dit is 14 dagen na publicatie in Belgisch staatsblad). Er wordt aangeraden het RUP binnen de 14 dagen na de goedkeuringsdatum van de DV op het DSI-platform op  te laden en te publiceren.
  Let op, indien een schorsing of vernietiging van het plan volgt door de Deputatie of de Vlaamse Regering, moet deze info ook in de fase ‘DV’ worden ingeladen en gepubliceerd. Deze informatie moet zo snel mogelijk na de betekening van de schorsing worden toegevoegd aan de fase ‘DV’.

• toevoegen datum Belgisch Staatsblad: binnen 60 dagen na definitieve vaststelling en vóór het verschijnen van de goedkeuring in het Belgisch Staatsblad.

• plannen en documenten opladen na (gedeeltelijke) vernietiging door de Raad van State, of na een intrekking van het plan: zo snel mogelijk na de inwerkingtreding van het Arrest of het Besluit.